Jenis-Jenis Meeting Room dan Fungsinya
Sering melihat acara meeting? atau malah sering mengikuti kegiatan meeting. Kalau Anda perhatikan di setiap acara meeting terkadang susunan tempat duduk sering berbeda-beda.
Setiap ruang meeting atau meeting room, selalu hadir dengan konsep dan desain yang berbeda-beda. Terutama dalam desain seating atau penataan tempat duduk.
Beberapa ruangan memiliki desain U-Shape, Boardroom atau Konferensi, Classroom, V-Shape, dan lain sebagainya. Setiap penataan tempat duduk yang berbeda itu menawarkan fungsi yang berbeda.
Namun tahukah Anda perbedaan dan fungsi dari setiap desain dan jenis seating dari setiap meeting room tersebut? Agar tidak salah pilih, tentu kita wajib mengetahui perbedaaan masing-masing jenis seating.
Design ruang meeting bertujuan agar materi meeting yang di sampaikan dapat di serap oleh peserta dan tentunya tujuan akhirnya adalah menjalankan setiap hasil keputusan meeting.
Berikut jenis-jenis meeting room dan fungsinya :
1. Classroom
Seperti kembali ke masa sekolah dulu, ruang meeting dengan desain Classroom ini memang dibuat dengan meja dan kursi berjajar ke belakang dengan satu fokus utama menghadap ke pembicara.
Kelemahan model Classroom ini tidak bisa memenuhi kebutuhan setiap partisipan. Peserta yang duduk di paling belakang tidak fokus dan tidak bisa mendengar serta memperhatikan pembicara dengan maksimal.
Hal ini karena adanya distraksi dan jarak yang cukup jauh dengan pembicara. Terlebih lagi, saat partisipan lain di depannya yang mengganggu, seluruh partisipan lain yang duduk di belakangnya pasti terdistraksi.
Model ini cocok di gunakan apabila Anda sedang melakukan meeting yang bersifat trainig/pelatihan/presentasi
2. U-Shape
Ruang meeting dengan pola bangku dan kursi yang berbentuk seperti huruf “U“, sesuai dengan namanya. Bentuk huruf “U” ini biasanya digunakan untuk meeting medium dengan kapasitas hingga 20 orang. Design ruang meeting seperti ini memudahkan sang pembicara untuk berinteraksi dan juga berkomunikasi dari setiap peserta yang ada. Cocok untuk meeting evaluasi yang di persertanya adalah tingkat manager/supervisor. Sehingga setiap peserta juga bisa lebih mudah berinteraksi antara satu dan yang lainnya.
U-Shape ini juga lebih mengedepankan konsep kekeluargaaan karena meja dan kursinya yang memang sengaja didesain bersebelahan dan bersebrangan.
Model ini cocok di gunakan apabila Anda sedang melakukan meeting evaluasi kerja / pembahasan project / program / meeting manager.
3. Boardroom atau Konferensi
Model Boardroom ini biasanya bisa menjangkau peserta dengan jumlah kecil sampai medium. Sering di gunakan meeting oleh para C.EO, Direktur atau pemegang saham.
Konsep ruangan Boardroom ini biasanya menggunakan meja panjang yang berada di tengah-tengah para peserta yang duduk berhadapan. Tentunya, konsep tempat duduk ini dapat memaksimalkan komunikasi dan interaksi para peserta satu sama lain.
Model ini cocok di gunakan apabila Anda sedang melakukan meeting tahunan CEO/rapat pemegang saham/meeting AD/ART
Baca juga : Selamat Datang di Dream Team Organization
4. Teater
Untuk meeting kapasitas besar, Teater adalah style yang paling sering digunakan dan menjadi alternatif yang paling tepat. Gaya ini bisa dibilang kurang lebih mirip dengan Classroom style. Bedanya, di bagian tengah para peserta ini disediakan jalanan terbuka yang memisahkan peserta yang duduk di sisi kiri dan sisi kanan.
Umumnya, penggunaan jenis seating ini hanya bisa diaplikasikan di ruangan yang berukuran besar untuk bisa mengakomodir setiap bagiannya. Selain itu, Teater style juga hanya bisa diaplikasikan di tempat yang besar dan sound system, pencahayaan dan bahkan layar yang tepat.
Model ini cocok di gunakan apabila Anda sedang melakukan Seminar Motivasi/ Sukses Story / Meeting Achevment
5. Banquet
Model seating ruang rapat ini agak jarang di terapkan di tanah air. Adapun bila ada biasanya hadir dengan tatanan mewah dan eksklusif. Dimana penggunaannya tidak hanya untuk ruang rapat saja, melainkan juga sekaligus menjadi ruang makan.
Meeting room bergaya banquet biasanya cukup memakan ruang. Hal ini karena biasanya antara meja yang satu dengan meja lainnya dibuat dengan jarak cukup jauh. Sehingga terdapat ruang yang tidak digunakan di antara meja.
Sementara ukuran meja cukup besar berbentuk bundar dengan kapasitas 6 sampai 8 orang. Meski demikian, desain banquet memungkinkan bounding lebih yang mendekatkan para peserta. Hal ini karena pembagian tempat duduk didasarkan pada divisi, tim diskusi, atau posisi jabatan.
Model ini cocok di gunakan apabila Anda sedang melakukan gala dinner / malam penghargaan / halal bihalal /.
Jenis-Jenis Meeting Room dan Fungsinya versi lain.
Untuk jenis-jenis meeting rooms, sebenar masih banyak modelnya, namun untuk yang paling sering di gunakan adalah 5 model tersebut di atas.
Nah, silahkan pilih sesuai selera Anda yang penting nyaman dan tepat fungsi. Misalnya acara pembekalan materi knowledge tetapi ruang meeting menggunakan model round table (Bangquet).
Tentu saja sedikit mengurangi fokus peserta dan terutama membuat leher peserta menjadi pegal.
Selamat melakukan meeting, salam sukses dari www.dreamteam.co.id | DSMT organization
